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SharePoint Server 2007 permet aux entreprises de développer un portail intelligent qui connecte sans faille les utilisateurs, les équipes et les savoirs de l'entreprise. SharePoint Server 2007 intègre les informations de divers systèmes en une seule solution grâce à l'authentification unique et à des capacités d'intégration des applications d'entreprise.
Q : Je veux partager des listes de contacts, des rendez-vous, des diffusions d’information avec mon équipe, mes clients et mes partenaires.
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R : Windows Sharepoint Services est suffisant. La gestion collaborative a été grandement amélioré dans la version 2007. De nouveaux moyens de diffuser l'information sont apparut : les Wiki, Blogs, etc... Windows SharePoint Services a également amélioré son système d'enquête permettant de créer des enquêtes à questions non linéaires. |
Q : Je veux collaborer avec des membres de mon équipe autour d’un document. La méthode email avec un lien sur un serveur de fichier ne me convient plus.
R : L'espace de gestion de documents met en place des mécanismes de gestion collaborative autour de divers types de documents. Les types peuvent être prédéfinis (Word, PowerPoint) ou bien personnalisés. Les droits d'accés aux documents sont contrôlés avec précisions.
Un mécanisme complet de WorkFlow sur un document peut maintenant être établi grâce au module spécifique et un modèle objet reposant sur la Windows Workflow Fundation |
Q : Je veux un site web ou je puisse organiser mes rendez-vous
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R : On utilisera ici la technologie des Meeting Workspace de Windows Sharepoint Services associée à une solution Outlook. |
Q : Je veux que mes employés puissent créer leurs propres sites webs sans l’aide d’une ressource technique et sans affecter la sécurité du site web général de l’entreprise.
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R : Avec Windows Sharepoint Services, les utilisateurs peuvent créer leur propre site sans autorisation spéciale. |
Q : J'ai des sites webs internes qui ne servent à rien
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R : Windows Sharepoint Services contient un mécanisme de purge (envoie de rappels aux propriétaires de sites dormants, auto-destruction automatique sans réponse). |
Q : Je veux contrôler les versions d’un document spécifique, pouvoir également le récupérer après une suppression.
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R : Un système d'archivage/extraction permet d'éviter les conflits de versions. De plus, un système de restauration de versions précédentes ou de récupération peut être mis en place. La corbeille fait également son apparition. Elle permet de récupérer un document supprimé. Cette corbeille est à 2 niveaux : au niveau de l'utilisateur et au niveau de l'administrateur qui sera capable de restaurer un document effacé de la corbeille par un utilisateur. |
Q : Je veux envoyer automatiquement les fichiers attachés de certains emails que je reçois vers une bibliothèque de documents partagée.
R : Solution : si le client est sur Exchange et Outlook, on créera une règle d’envoi vers un dossier public Exchange relié à une « liste de documents » de Windows Sharepoint Services.
Exemple d'application : des factures sont saisies suivant le même modèle XML avec Infopath par des assistants qui les transmettent ensuite à un responsable en plus du client (courrier CC). Le responsable possède une règle qui expédie ce type de factures vers un dossier public. Toutes les factures XML sont rassemblées dans une bibliothèque de document Sharepoint sur l’Intranet de l’entreprise : on peut alors procéder ensuite à un « roll up » de chaque facture, à une exploitation fine de qui a fait quoi sur ces factures, et éditer un rapport général. |
Q : Je veux être alerté à chaque fois qu’un document spécifique est modifié
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R : Sharepoint Services possède un système d’alertes très large par rapport aux documents, aux utilisateurs du site, aux news, aux listes, aux éléments des listes, à la structure du site, aux catégories du site, ainsi qu’au contenu des recherches effectués sur le site. Ces alertes peuvent être présentes soit dans une catégorie réservée aux alertes de chaque site personnel d’utilisateur, soit dans un email envoyé directement à l’utilisateur. |
Q : Je veux être capable d’effectuer une recherche étendue à d’autres ressources que mon site web (par exemple mes dossiers Lotus Notes)
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R : Utiliser alors la puissance d’indexation de Sharepoint Server 2007 |
Q : Je veux diriger du contenu d’information vers des utilisateurs spécifiques
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R : Sharepoint Server 2007 permet de « targeter » des news, une liste, un élément d’une liste ou un webpart particulier en fonction du profil d’un utilisateur, de la structure de l’entreprise et de son architecture Active Directory. |
Q : Je veux intégrer plusieurs applications métier de mon entreprise en me connectant qu’une seule fois à mon portail.
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R : Avec Sharepoint Server 2007, on peut créer des webparts en mode « single sign-on ». Les webparts les plus usuels se connectent à des applications PeopleSoft, Siebel ou Sap. On peut également utiliser l’intégration native de Biztalk 2004 pour l’intégration sécurisée d’applications de l’entreprise. |
Q : Je veux que les utilisateurs de mon entreprise puissent créer leur propre site et échanger des informations entre eux au travers de ces sites.
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R : Chaque site personnel a une vue publique qui permet cet échange avec les Windows Sharepoint Services. |
Q : J’ai besoin d’un outil pour gérer l’ensemble de mes sites.
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R : Utiliser l’outil « Site Directory » de Sharepoint Server 2007 pour créer un site Sharepoint à partir du portail père, ajouter un site à la directory existante, marquer le contenu de ce nouveau site pour l’indexer. On peut aussi ajouter des liens vers ce nouveau site à partir d’autres sites Sharepoint, ou sélectionner tel ou tel site pour qu’il soit inclus dans le processus de recherche. L’organisation des sites Sharepoint se fait grâce à des vues par metadata ou en utilisant des webparts livrés avec Sharepoint Server 2007 (Top 10 sites, sites récents, etc.). |
Q : Je veux parcourir l’information de mon portail par sujet
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R : Les sujets (« topics ») d’un site web sont des listes, des forums de discussions, des librairies de documents ou tout autre élément qui offrent la possibilité d’un travail collaboratif. Sharepoint Server 2007 permet d’organiser l’information intuitivement par type de « Topic ». |
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