Les collaborateurs de Newport Communications toujours en alerte grâce à la messagerie unifiée.
En déployant la messagerie unifiée Microsoft Exchange Server 2007, la société de services en ingénierie informatique (SSII) Newport Communications garantit à ses collaborateurs un lien permanent avec leur messagerie vocale, électronique et leur agenda. À la clef, un puissant allié quotidien, vecteur de réactivité et d'une efficacité commerciale accrue.

	« La messagerie unifiée améliore considérablement l'efficacité de notre organisation en regroupant l'ensemble des outils personnels et en couvrant l'ensemble des scénarios de mobilité de nos collaborateurs via les clients Microsoft ActiveSync, Microsoft Outlook Web Access et la solution Outlook Anywhere de Microsoft. »
Stephen Roux, Directeur technique du pôle conseil, NEWPORT Communications

Conseil, ingénierie et formation : une réponse en triptyque innovante couvrant toutes les étapes des projets d'infrastructures réseaux et systèmes. La société Newport Communications a fondé sa réputation sur la qualité de sa réponse commerciale et de ses prestations. D'une part, grâce aux compétences très pointues de ses équipes techniques et d'autre part en disposant d'un système d'information performant. Un nouveau pas décisif vient d'être franchi avec le déploiement de la messagerie unifiée Exchange Server 2007. Que ce soit via leur portable, Smartphone ou à partir de n'importe quel point d'accès web ou d'un simple téléphone, les commerciaux, consultants, et formateurs accèdent désormais en toutes circonstances à leur messagerie et à leur agenda. Ce dispositif de communication complet est par ailleurs valorisé par les fonctions évoluées de gestion des ressources, d'administration et de sauvegarde des données de messagerie. Des atouts maîtres face aux exigences de réactivité et d'efficacité commerciale qui figurent désormais en tête de liste des critères de choix d'un partenaire technique. L'appropriation et la maîtrise de la nouvelle version d'Exchange Server permet par ailleurs à la SSII d'anticiper son déploiement prochain chez ses clients.

Un accès total aux outils personnels
« Exchange Server 2007 révolutionne le concept de mobilité en offrant une panoplie complète d'accès aux outils personnels via les clients Microsoft ActiveSync, Microsoft Outlook Web Access (OWA) et la solution Outlook Anywhere de Microsoft », souligne Stephen Roux, directeur technique du pôle conseil de Newport Communications. Premier point d'accès, les Smartphones équipés du client Active Sync. Les courriers électroniques sont désormais transmis en temps réel via les technologies « Direct Push » de Microsoft Exchange Server, qui permet la mise à jour instantanée et en temps réel du calendrier, de la réception des courriers électroniques, etc. Outre l'avantage fonctionnel, cette solution présente un atout majeur concernant les accès web. Grâce à la fonction « Outlook anywhere », les collaborateurs peuvent accéder via leur portable à toutes les fonctionnalités de la messagerie à partir de n'importe quel point d'accès web. « En encapsulant le protocole natif MAPI (Interface de programmation de messagerie) dans les paquets http, la fonctionnalité Outlook Anywhere permet un accès quel que soit le lieu de connexion, une technologie intégrée par Exchange Server 2007.»

Exchange Server 2007 permet aussi d'interroger les messages électroniques à partir d'un navigateur via le client web OWA. «Le réseau local déployé dans nos salles de formation est dissocié de notre informatique de production pour des raisons de sécurité tout en disposant de connexions Internet. Cet outil permet désormais aux formateurs, mais aussi à l'ensemble de nos collaborateurs nomades d'interroger leur messagerie à partir de tout point d'accès web », note Stephen Roux. Enfin, en l'absence de Smartphones et d'accès web, un simple appel téléphonique permet d'obtenir les messages électroniques et vocaux. « Après avoir composé le code secret attribué à chaque collaborateur, l'outil restitue les messages stockés dans la boîte vocale et convertit les messages électroniques en flux voix, via le moteur de reconnaissance de texte », souligne le directeur technique. Et la boucle est bouclée. Que ce soit en clientèle, dans les salles de formation, en voiture, à domicile, dans un hôtel, un cybercafé ou encore dans la rue, cet outil garantit un lien permanent avec les outils personnels.

Planifier une réunion en quelques clics de souris
Les collaborateurs héritent par ailleurs de nouvelles fonctionnalités et notamment de la messagerie vocale désormais intégrée à l'outil. « Aux bénéfices fonctionnels induits par le point d'accès unique aux messageries électronique et vocale s'ajoute un gain financier conséquent. En effet, notre standard téléphonique n'intègre pas de système de boîte vocale et cet outil a ainsi permis de faire l'économie d'un nouveau PABX (Private Branch eXchange, ou commutateur privé téléphonique). » Les innovations apportées à la gestion des ressources ont aussi un impact décisif sur l'efficacité de l'organisation. Exchange Server 2007 permet d'une part de visualiser le calendrier de réservation des salles de réunions et des équipements tels que les vidéoprojecteurs, « mais aussi d'évoluer vers une gestion dynamique des agendas des collaborateurs et des ressources qui permet de planifier une réunion en quelques clics de souris. » Le rapprochement fastidieux des agendas pour connaître les disponibilités respectives des personnes et des salles est en effet confié à l'assistant qui automatise le processus. « Il suffit pour cela de lui communiquer les noms des collaborateurs et la nature de la ressource souhaitée, et l'outil restitue la première date disponible. »

Le poste d'administration et les données de messageries sécurisées
L'outil d'administration bénéficie aussi d'avancées majeures. « L'ancienne version d'Exchange Server regroupait sur le même écran l'ensemble des fonctions d'administration avec, à la clé, des risques critiques d'erreurs de manipulation pour des utilisateurs novices », commente Stephen Roux. L'interface graphique épurée ne rassemble désormais que les fonctions essentielles : création et suppression des boîtes aux lettres, des fiches contacts et des groupes de distribution de messages. « Les fonctions évoluées, définition des droits des comptes de messagerie, paramétrage de l'anti-spam, sont uniquement accessibles à travers Microsoft Windows PowerShell réservé à l'administrateur. »

Cette dissociation permet ainsi de déléguer l'exploitation quotidienne de l'outil à du personnel non spécialisé. De plus, l'administrateur dispose de nouvelles fonctions très puissantes. « Quelques lignes de commande suffisent pour modifier l'ensemble des adresses de messagerie électronique de l'entreprise et remplacer par exemple les initiales par les noms et prénoms complets des collaborateurs. » Concrètement, Exchange Server 2007 interroge l'annuaire Microsoft Active Directory via un service web et récupère les coordonnées de l'ensemble des collaborateurs avant de les convertir en adresses de messagerie. Ce nouvel outil d'administration est par ailleurs valorisé par un dispositif très performant de sécurisation des données de messagerie. « Jusqu'à présent, les sauvegardes étaient effectuées quotidiennement. La technologie LCR (Local Continuous Replication) garantit désormais une sécurité maximale des données de messagerie en les dupliquant en temps réel sur un serveur couplé à la plate-forme centrale Microsoft Exchange Server », souligne Stephen Roux. De plus, la facilité de restauration des données en cas de panne de serveur condamne tout arrêt prolongé de la messagerie qui peut s'avérer très pénalisant pour l'activité de la SSII.

Un système d'information performant, sécurisé et une organisation très réactive
Le déploiement d'Exchange Server 2007 s'est déroulé durant l'été 2006. « La rédaction du cahier des charges du projet a été bouclée en moins d'une semaine et la mise en œuvre a été rapide. » Une opération réduite au déploiement du nouveau serveur Exchange 2007 et des clients de messagerie sur les postes de travail. « La connexion des postes de travail au serveur déclenche une procédure automatisée de paramétrage à distance des clients de messagerie sans aucune intervention des utilisateurs. » Newport Communications a par ailleurs profité de ce projet pour refondre complètement son système d'information autour de la nouvelle messagerie. « Le remplacement des serveurs vieillissants par des machines 64 bits et leur virtualisation via l'outil Microsoft Virtual Server 2005 R2 augmente la disponibilité et les performances de notre infrastructure, tout en réduisant les contraintes d'administration. » La forte intégration de l'outil de sécurité Microsoft Internet Security and Acceleration Server (ISA 2006) avec la messagerie garantit par ailleurs une sécurité optimale du système d'information (SI) et des données confidentielles. Enfin, le portail Microsoft Office SharePoint Server 2007 dynamise les projets grâce à l'automatisation du cycle de vie des processus métier dans une logique collaborative. « Des atouts majeurs face à un secteur très concurrentiel qui implique une réactivité et une efficacité commerciale accrues mais aussi des performances et une disponibilité maximales de notre système d'information », conclut le directeur technique.